La géolocalisation est un outil puissant qui permet d’améliorer l’efficacité et la productivité des entreprises tout en réduisant les coûts liés aux véhicules d’entreprise. Mais comme tout outil numérique, elle change les habitudes des salariés et pose des questions de collecte et de gestion des données personnelles.
Quelles sont les formalités à ne pas oublier ?
Encadrées par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), la mise en place du système et les données récoltées par l’employeur sont soumises à quelques règles simples mais incontournables auxquelles il ne faut pas déroger.
L’employeur doit inscrire le système de géolocalisation dans son registre des activités de traitement des données, plus communément appelé registre RGPD. Ce registre, prévu par l’article 30 du RGPD, doit déjà exister dans les entreprises. Il permet de recenser de manière claire l’ensemble des traitements appliqués aux données (nom et prénom / adresse personnelle / nationalité / e-mail nominatif / données de localisation…). Lorsque l’employeur a désigné un Délégué à la Protection des Données (DPO), c’est lui qui doit être associé à la mise en place du projet.
Avant de mettre en place un système de géolocalisation, il faut bien entendu consulter les représentants du personnel qui se chargeront d’émettre un avis sur la question. Cependant même en cas d’avis négatif de leur part, la mise en place de la géolocalisation est possible du moment que les finalités sont légitimes et proportionnées.
Que faut-il faire avant d’inscrire la géolocalisation dans son registre RGPD ?
En amont de l’inscription au registre de traitement des données de l’entreprise, il faut prévenir son personnel. L’installation de boîtiers de géolocalisation sur des véhicules utilisés par des salariés ne peut pas être faite à leur insus. Cette information peut être faite par une note de service, courrier remis en main propre, email, avenant au contrat de travail, LRAR…
Dans l’information fournie au salarié il est impératif de préciser :
- La ou les finalités poursuivies, telles que déclarées dans le registre RGPD.
- Les destinataires des données issues de la géolocalisation (la liste devant être précisée).
- La durée de conservation des données.
Mais qu’entend on par finalités légitimes et proportionnées ?
En droit, cela signifie, servir les activités de l’entreprise, tout en respectant les libertés individuelles des salariés et les droits tirés du Code du Travail.
Les finalités justifiant de la mise en œuvre d’un système de géolocalisation peuvent ainsi être de différentes natures :
➤ assurer la sécurité des biens et du personnel,
➤ mieux allouer des moyens pour des prestations à accomplir en des lieux dispersés, notamment pour des interventions d’urgence,
➤ améliorer l’organisation du travail et du service client, réduction du stress,
➤ suivre, justifier et facturer une prestation de transport de personnes, de marchandises ou de services,
➤ allégement des tâches administratives etc,
➤ respecter une obligation légale ou réglementaire imposant la mise en œuvre d’un dispositif de géolocalisation en raison du type de transport ou de la nature des biens transportés,
➤ contrôler le respect des règles d’utilisation du véhicule.
Quels sont les restrictions ?
Il est cependant interdit d’utiliser la géolocalisation pour :
→ vérifier si les salariés respectent les limitations de vitesse. En droit, il est interdit de faire remonter les infractions des chauffeurs,
→ contrôler le temps de travail des professions disposant d’une liberté d’organisation de leurs déplacements,
→ contrôler des représentants du personnel pendant leurs heures de délégation,
→ contrôler les déplacements des salariés en dehors de leur temps de travail, quand ils sont autorisés à utiliser leur véhicule à des fins personnelles.
Sur ce dernier point, la géolocalisation doit pouvoir être désactivée lorsque le salarié est autorisé à utiliser un véhicule à des fins personnelles (installation d’un bouton vie privée ou application sur Smartphone). Celui-ci s’impose quasiment systématiquement car les pauses font en fait partie de la vie privée des chauffeurs.
Comment gérer ces données ?
Communément conservées 2 mois, les données relatives à la géolocalisation sont susceptibles d’être conservées 1 an en cas de gestion des tournées ou 5 ans en cas de gestion des heures de travail.
Les plateformes de géolocalisation sont elles autorisées à conserver 2 mois maximum ces données. La mise en place de rapports automatiques permet finalement à l’entreprise d’archiver ses données et de les conserver en cas par exemple de litiges avec un client ou un fournisseur qui surviendrait plus tardivement que les deux mois de conservation autorisée aux plateformes de géolocalisation.
En suivant ces quelques règles, la mise en place de la géolocalisation dans l’entreprise est assez simple et nous pouvons vous accompagner tout au long de ces démarches.
Vous cherchez les documents obligatoires ?
Vous êtes sur le point d’installer la géolocalisation au sein de votre entreprise ? Vous avez pour projet d’améliorer la gestion de votre activité grâce à un tel dispositif ? Nous pouvons vous accompagner et mettre à disposition un modèle de note d’information et un modèle de traitement des données.
Contactez-nous par téléphone au 05 61 70 77 14 ou par email à l’adresse suivante : contact@nomattitude.com
